HOABINHTOURIST & CONVENTION
0913.311.911 Giới thiệu Liên hệ
TÌM KIẾM ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
SỰ KIỆN TRONG NƯỚC
Nơi tổ chức
Số người tham gia
Tiêu chuẩn
Gửi yêu cầu| Call: 0913311911|
Trang chủ >> Sự kiện > Tổ chức sự kiện

Các bước cơ bản tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo

(Cập nhật: 08/04/2016 22:09)

Với kinh nghiệm hoạt động gần 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo, Hoabinh group xin chia sẻ quy trình tổ chức như sau

1.  Hiểu thấu đáo yêu cầu của khách hàng

Trước hết ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất do khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản tóm lược, căn cứ vào bản tóm lược  này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện tốt, cần phải trả lời được các câu hỏi sau:

    • Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
    • Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
    • Khách tham dự là những ai?
    • Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
    • Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
    • Ngân sách dự tính là bao nhiêu?
    • Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm nổi trội đặc biệt gì?
    • Lập roadmap mô tả quy trình tổ chức sự kiện

2.  Hướng dẫn quy trình

2.1.   Giai đoạn 1: Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng (collect requyred information)

  • Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu
  • Tổng hợp thông tin tổng quan và gửi khách hàng xác nhận

2.2.   Giai đoạn 2: Phân tích yêu cầu và hình thành concepts, themes

  • Làm việc với nhóm điều hành sự kiện, hội nghị, hội thảo để phân tích yêu cầu và phát thảo các ý tưởng chủ đạo (concept) của chương trình. Dựa trên ý tưởng chủ đạo, phát triển ra các ý tưởng con để phát họa thành một nội dung tổng thể.
  • Sau khi đã có concepts, phát triển các themes - những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của event sao cho phù hợp với concepts đã định ra.
  • Xây dựng thông điệp của chương trình (đề xuất hoặc dựa trên yêu cầu của khách hàng)

2.3.   Giai đoạn 3: Lập kế hoạch và thuyết trình (proposal & presentation)

  • Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng giúp khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh tổng quan nhất chương trình. Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực hiện chương trình. Các vấn đề gồm:
  • Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức…
  • Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm)
  • Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự)
  • Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu
  • Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề xuất
  • Trình bày với trưởng phòng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh nếu có)
  • Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi, điều chỉnh bổ sung nếu có.
  • Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản chi tiết)

2.4.   Giai đoạn 4: Lên kế hoạch triển khai sự kiện (pre-event & post-event)

Sau khi hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng, có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ thực hiện giai đoạn 4 để đảm bảo các công việc bắt đầu từ giai đoạn này công việc đã có thể được quản lý và theo dõi. Các công việc gồm:

  • Chi tiết các công việc
  • Thời gian thực hiện và hoàn thành
  • Phân chia trách nhiệm cho các bộ phận
  • Bố trí nguồn nhân lực thực hiện.
  • Đề xuất và phân bổ các thiết bị cần thiết
  • Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

2.5.   Giai đoạn 5: Triển khai kế hoạch và công việc

  • Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch
  • Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh
  • Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh.

2.6.   Giai đoạn 6: Kết thúc và tổng kết sự kiện, hội nghị

  • Tổng hợp kết quả của sự kiện, hội nghị (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ sở dữ liệu tham khảo cho những sự kiện, hội nghị khác.
  • Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh cho khách hàng.
  • Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
  • Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án.
  • Họp chia sẻ và rút  kinh nghiệm
  • Kết thúc sự kiện
  • Sau khi kết thúc một sự kiện, team thực hiện cần họp tổng kết, rút kinh nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

Các bước căn bản tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo là như vậy. Tuy nhiên, trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó được thực hiện bởi một ekip phối hợp chặt chẽ với nhau.

BÌNH LUẬN

MỘT SỐ BÀI VIẾT KHÁC

Tổ chức tiệc cuối năm, gala dinner, tiệc tất niên chuyên nghiệp, sáng tạo

HoabinhTourist & Convention tổ chức lễ khánh thành nhà máy may xuất khẩu Thọ Xuân

Dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị chuyên nghiệp

Hoabinh Group tổ chức lễ kỷ niệm 60 năm thành lập trường đại học Ngoại ngữ - Đại học quốc gia Hà Nội

Roadshow “Hành trình Tím” ấn tượng với 700 xe đạp tại Hà Nội

HoabinhTourist & Convention phối hợp tổ chức lễ kỷ niệm 25 năm thành lập Hội Điều dưỡng Việt Nam

Hội nhập TPP và cơ hội vàng với nghề tổ chức sự kiện

Cần đầu tư đúng mức để chuyên nghiệp hóa tổ chức sự kiện



HOABINHTOURIST AND CONVENTION

Address: 29 Doan Thi Diem Street, Quoc Tu Giam Ward, Dong Da Dist, Hanoi City

Tel: (84 - 4) 37325 976 Fax: (84 - 4) 37325 978

Email: info@hoabinhtourist.com - Hoàng Lan: (084) 913 311 911 - Jackie Han: (084) 98 98 98 198

Ho Chi Minh city Branch Office: 05 Hoa Cau Street, Phu Nhuan Dist, HCM City

Tel: 08.3517.8383 - 08.3527.1797

Da Nang Branch Office: 217 Tran Phu street, Hai Chau district, Da Nang City

Tel: 0236.399.6116 - 0236.399.6226 - 0236.399.6336

Email: Events@hoabinhtourist.com - Hoàng Lan: (084) 913 311 911 - Tiến Quyết: (084) 918 640 988

DMCA.com Protection Status
Gửi yêu cầu Hotline
Đang online : 18       Số lượt truy cập : 2,613,945