HOABINHTOURIST & CONVENTION
0913.311.911 Giới thiệu Liên hệ
TÌM KIẾM ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
SỰ KIỆN TRONG NƯỚC
Nơi tổ chức
Số người tham gia
Tiêu chuẩn
Gửi yêu cầu| Call: 0913311911|
Trang chủ >> Hội nghị

Hệ thống quản lí hội nghị - Một xu thế tất yếu cho sự chuyên nghiệp

(Cập nhật: 17/04/2015 16:51)

Trong xu thế phát triển hội nhập mạnh mẽ với thế giới hiện nay,hàng năm có rất nhiều các hội nghị, hội thảo diễn ra tại Việt Nam trên các lĩnh vực: y tế, giáo dục, khoa học, kỹ thuật….Tuy nhiên, công tác tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam vẫn còn nhiều yếu tố chưa đáp ứng được sự chuyên nghiệp dẫn đến những thành công chưa được như mong đợi của các nhà tổ chức. Trong số đó khâu còn yếu ngay từ đầu của các hội nghị là chưa có được một hệ thống quản lí hội nghị chuyên nghiệp để quản lí hội nghị cũng như quảng bá những thông tin về hội nghị đến các đại biểu các tổ chức, cá nhân quan tâm để đảm báo cho họ có khả năng tương tác hai chiều với ban tổ chức một cách thuận tiện nhất và nhanh nhất.

Ở các quốc gia phát triển về nền tảng công nghệ thông tin như: Mỹ, Anh, Nhật Bản… thì hệ thống quản lí hội nghị đã được xây dựng và ứng dụng các đây một khoảng thời gian, đã cho thấy rõ được những lợi ích của nó. Đại biểu muốn tham dự một hội nghị thay vì phải đến tận nơi đăng kí lúc hội nghị diễn ra, email đến ban tổ chức đăng trước, gửi một loạt các văn bản, giấy tờ liên quan để tham dự hội nghị và đặt phòng, đặt vé máy bay…

Thì giờ đây chỉ cần có một thiêt bị kết nối internet, mọi thao tác tương tác với hệ thống diễn ra trong vòng vài phút, đại biểu đã có thể đăng kí tham dự hội nghị, gửi bài báo cáo tham luận, đăng kí phòng khách sạn, visa, đặt vé máy bay…vv…và trả các khoản phí trên bằng thẻ thanh toán quốc tế cho các đăng kí trên thành công. Điều đó làm tiết kiệm thời gian công sức rất lớn của ban tổ chức hội nghị cũng như cá nhân đại biểu tham dự.

Ở Việt Nam, qua tìm hiểu thì hệ thống quản lí hội nghị trong tổ chức hội nghị, hội thảo cũng đã bắt đầu được đưa vào ứng dụng, một số đơn vị đi tiên phong trong lĩnh vực này phải kể đến như: HoaBinhTourist & Convention….

Trao đổi với ông Mai Xuân Hân – Phó giám đốc HoaBinhTourist & Convention về vấn đề này. Ông Hân cho biết:

“ Hiện nay, trong thời kì phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông thì yêu cầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị đòi hỏi phải có những bước đột quá, cải tiến mới. Nắm bắt yêu cầu của khách hàng cũng như xu hướng ứng dụng trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo, chúng tôi đã đầu tư nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lí hội nghị với nhiều tính năng rất chuyên nghiệp trên cơ sở học hỏi, tìm tòi những ứng dụng trên thế giới. Hệ thống được đưa vào sử dụng từ đầu năm 2012, trải qua nhiều lần nâng cấp và sử dụng đến nay hệ thống đã trở nên hoàn thiện, nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng và là một trong những nhân tố cực kì quan trọng góp phần tạo nên thành công mà đơn vị chúng tôi có vinh dự hỗ trợ tổ chức. Việc vận hành hệ thống cũng hết sức đơn giản không tốn nhiều thời gian công sức.”

Cũng theo ông Hân thì một hệ thống quản lí hội nghị chuyên nghiệp cần có những đặc điểm nổi bật như:

- Hệ thống phải hoàn toàn trực tuyến
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ
- Phù hợp với tất cả các trình duyệt web.
- Phù hợp với mọi quy mô của hội nghị
- Cổng thông tin với giao diện đẹp, độ tùy biến cao, phù hợp với màu sắc logo, nhận diện của hội nghị.
- Cung cấp đầy đủ và cập nhật các thông tin về hội nghị: Chương trình hội nghị, tin tức quan trọng, mốc thời gian quan trọng…
- Đăng kí tham dự hội nghị và nộp phí hội nghị trực tuyến.
- Hỗ trợ đặt phòng, đặt tour, đặt xe đón, tiễn sân bay, đặt làm visa trực tuyến.
- Thông báo các thông tin tương tác của đại biểu với hệ thống hoàn toàn tự động.
- Hệ thống quản lí nộp bài báo cáo tại hội nghị và xét duyệt bài báo cáo khoa học và thông minh.
- Đại biểu có quyền đăng nhập và được hỗ trợ 24/7 tại bất cứ đâu.

          • Và những lợi ích mà chúng đem lại thì không hề nhỏ:
  • - Tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, nhân lực cho Ban tổ chức và đại biểu.
    - Theo dõi và kiểm soát được số lượng người tham dự hội nghị cũng như tiến độ, từ đó lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sát với thực tế.
    - Quản lí, đánh giá được số lượng và chất lượng các bài báo cáo của đại biểu một cách nhanh chóng và khoa học.
    - Thu được khoản kinh phí trước của các đại biểu đăng kí tham dự hội nghị phục vụ cho công tác tổ chức.
    - Thu thập được thông tin phản hồi của đại biểu một cách nhanh chóng, qua đó góp phần để tổ chức thành công hội nghị.
    - Tương tác, hỗ trợ 24/7 giúp đại biểu luôn an tâm và thoải mái khi mọi thắc mắc của mình được giải đáp.

  • Như vậy, từ những đặc điểm và lợi ích nêu trên không khó để nhận ra rằng việc ứng dụng hệ thống quản lí hội nghị trong việc tổ chức các hội nghị, hội thảo hiện nay là một xu thế tất yếu để trở nên chuyên nghiệp hơn cũng nhằm mục đích tiết kiệm chi phí, nhân lực và thời gian bỏ ra cho công việc này. Không những thế việc ứng dụng nó cũng tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho chính bản thân các đại biểu tham dự, tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu về đất nước và con người nơi mà họ sẽ đến tham dự hội nghị đó. Đây là những giá trị mà đơn vị tổ chức hội nghị nào cũng muốn hướng tới.

Trong thời gian sắp tới xu hướng ứng dụng quản lí hội nghị này sẽ trở nên phổ biến hơn ở Việt Nam, nó sẽ góp phần giúp cho chúng ta nắm bắt và hòa nhịp nhanh hơn với sự phát triển của thế giới.

Trần Thành

Mọi thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ:

Công ty Hoabinhtourist & Convention
Địa chỉ: Số 29 Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, TP. Hà Nội
Điện thoại: (84-4) 3732 5976 Fax: (84-4) 3732 5978
Website: http://hoabinhtourist.com http://hoinghihoithao.com
Email: info@hoabinhtourist.com / sales@hoabinhtourist.com
Hotline: 0913.199.866 - 098.98.98.198 (Mr. Hân)
0913.311.911 / 04.37325976 Máy lẻ 329 (Ms. Hoàng Lan)
0918.640.988 (Mr. Quyết)

Văn phòng miền Nam:
Địa chỉ: 13 Cù Lao, quận Phú Nhuận, TP. HCM
Điện thoại: (84-8) 3517 1797 Fax: (84-8) 3517 0447
Hotline: 0913.081.316 (Ms. Trúc Phương)

BÌNH LUẬN

MỘT SỐ BÀI VIẾT KHÁC

Hoabinhtourist & Convention hỗ trợ tổ chức Hội thảo của Ủy ban Tài chính - Ngân sách Quốc Hội

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Doanh nghiệp chung tay trong cải cách thể chế

Tổ chức các hội thảo thuộc Dự án xử lý ô nhiễm môi trường tại các điểm nóng ô nhiễm nặng dioxin ở Việt Nam

Hoabinhtourist and Convention hỗ trợ tổ chức Tuần lễ Quốc gia về an toàn, vệ sinh lao động

Báo giá hội nghị tại TP Hồ Chí Minh năm 2015

Báo giá hội nghị tại Hà Nội năm 2015

Hoabinhtourist and Convention - Chất lượng làm nên danh tiếng

Hấp dẫn những món ăn vặt ở Quảng Ngãi



HOABINHTOURIST AND CONVENTION

Address: 29 Doan Thi Diem Street, Quoc Tu Giam Ward, Dong Da Dist, Hanoi City

Tel: (84 - 4) 37325 976 Fax: (84 - 4) 37325 978

Email: info@hoabinhtourist.com - Hoàng Lan: (084) 913 311 911 - Jackie Han: (084) 98 98 98 198

Ho Chi Minh city Branch Office: 05 Hoa Cau Street, Phu Nhuan Dist, HCM City

Tel: 08.3517.8383 - 08.3527.1797

Da Nang Branch Office: 217 Tran Phu street, Hai Chau district, Da Nang City

Tel: 0236.399.6116 - 0236.399.6226 - 0236.399.6336

Email: Events@hoabinhtourist.com - Hoàng Lan: (084) 913 311 911 - Tiến Quyết: (084) 918 640 988

DMCA.com Protection Status
Gửi yêu cầu Hotline
Đang online : 6       Số lượt truy cập : 2,615,130